Im betrieblichen Alltag gibt es viele Anlässe für Feedback: Bei der täglichen Zusammenarbeit, bei eingespielten Arbeitsabläufen oder auch wenn neue Aufgaben und Veränderungen anstehen. Was funktioniert gut? Wo entstehen Schwierigkeiten oder Missverständnisse? Was könnte anders laufen? Mitarbeitende und Führungskräfte bringen dabei unterschiedliche Erfahrungen und Erwartungen mit. Feedback kann helfen, Bewährtes zu erkennen, Missverständnisse und Schwierigkeiten frühzeitig anzusprechen und Erfahrungen aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen für die Zusammenarbeit und betriebliche Entscheidungen zu nutzen.
Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) findet der Austausch häufig auf kurzen, informellen Wegen statt. Das kann Rückmeldungen erleichtern. Gleichzeitig fehlt im laufenden Tagesgeschäft mitunter die Zeit, unterschiedliche Einschätzungen gemeinsam zu besprechen oder Hinweise weiterzuverfolgen. Welche Möglichkeiten sich für Feedback anbieten, hängt daher auch von den bestehenden Wegen des Austauschs, betrieblichen Routinen und verfügbaren Ressourcen ab.
Feedback lebt vom Austausch
Feedback ist kein einseitiger Prozess und auch kein Instrument, das ausschließlich von Führungskräften ausgeht oder an sie gerichtet ist. Es lebt von Gegenseitigkeit, also davon, dass Rückmeldungen in alle Richtungen möglich sind und aufgegriffen werden.
Rückmeldungen zwischen Kolleg*innen können ebenso wichtig sein wie der Austausch zwischen Beschäftigten und Führungskräften. Neben den alltäglichen Gesprächen kann es deshalb hilfreich sein, gezielt Gelegenheiten für gemeinsame Rückmeldungen und Reflexion zu schaffen, etwa nach einer gemeinsam bearbeiteten Aufgabe oder bei der Abstimmung zwischen Arbeitsbereichen.
Persönliche Beziehungen und kurze Kommunikationswege können den Austausch erleichtern. Sie garantieren jedoch nicht, dass auch unterschiedliche oder kritische Einschätzungen offen angesprochen werden können. Dabei ist es wichtig, wie im Betrieb mit Kritik umgegangen wird und ob Beschäftigte negative Konsequenzen befürchten müssen. Führungskräfte, die selbst Feedback einholen und annehmen, können hier wichtige Signale setzen.
Gelegenheiten für Feedback schaffen
Gutes Feedback beginnt mit guten Fragen. Und mit Formaten, die sich im betrieblichen Alltag umsetzen lassen. Gerade bei begrenzten zeitlichen und personellen Ressourcen kann es sinnvoll sein, an bestehende Abläufe und Gelegenheiten zum Gespräch anzuknüpfen.
Je nach Anlass bieten sich unterschiedliche Möglichkeiten an:
- Team-Feedbackrunden: Kurze, strukturierte Reflexionen im Team („Was lief gut? Was sollten wir ändern?“) fördern den Austausch unter Kolleg*innen und können helfen, gemeinsame Aufgaben oder Veränderungen zu besprechen.
- Kollegiales Feedback im Arbeitsalltag: Direkte Rückmeldungen zwischen Mitarbeitenden, beispielsweise bei der Übergabe von Aufgaben, an Schnittstellen zwischen Arbeitsbereichen oder bei der Einarbeitung neuer Kolleg*innen, helfen dabei, Erwartungen abzustimmen und aus Erfahrungen zu lernen.
- Persönliche Gespräche: Gespräche zwischen Führungskräften und Beschäftigten bieten Raum für individuelle Themen, Rückmeldungen und unterschiedliche Einschätzungen. Dabei kann Feedback als Dialog gestaltet werden.
Ergänzend können kurze Befragungen oder anonyme Rückmeldemöglichkeiten sinnvoll sein, etwa bei sensiblen Themen oder wenn bestimmte Perspektiven in direkten Gesprächen schwer zur Sprache kommen.
Welche Form geeignet ist, hängt vom jeweiligen Anlass und den betrieblichen Gegebenheiten ab. Bei der Einführung eines neuen Arbeitsablaufs kann beispielsweise eine kurze gemeinsame Rückschau hilfreich sein. In anderen Situationen braucht es möglicherweise einen geschützteren Rahmen oder regelmäßige Gelegenheiten zum Austausch. Hilfreich sind Rückmeldungen, die sich auf konkrete Erfahrungen oder Situationen beziehen und Raum für Nachfragen und unterschiedliche Einschätzungen lassen.
Rückmeldungen aufgreifen und weiterdenken
Wer Feedback gibt, möchte wissen, was damit passiert. Damit Rückmeldungen im Arbeitsalltag nicht untergehen, ist es wichtig, sie aufzugreifen und angemessen darauf einzugehen. Manchmal genügt es bereits, eine andere Sichtweise anzuhören, nachzufragen oder gemeinsam eine Situation zu klären. Geht es um Schwierigkeiten in Arbeitsabläufen oder um Verbesserungsvorschläge, kann es sinnvoll sein, weitere Schritte zu vereinbaren. Oft lässt sich bereits in einer Teambesprechung klären, welche Hinweise weiter geprüft werden sollen, wer sich darum kümmert und wann das Thema erneut aufgegriffen werden könnte.
Nicht jede Anregung lässt sich unmittelbar umsetzen. Unterschiedliche Einschätzungen müssen gegebenenfalls zunächst besprochen, Vorschläge geprüft oder Entscheidungen erläutert werden. Für die Beteiligten sollte nachvollziehbar bleiben, wie mit ihren Rückmeldungen umgegangen wird.
Für eine regelmäßige gemeinsame Reflexion können bereits einige wenige Fragen hilfreich sein:
Was hat sich verbessert? Wo hakt es noch? Welche Themen tauchen immer wieder auf?
Solche Fragen bieten Gelegenheit, Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag aufzugreifen und gemeinsam zu prüfen, was sich bewährt hat oder wo Veränderungen sinnvoll erscheinen.
Feedback als Teil der Zusammenarbeit
Eine offene Feedbackkultur entwickelt sich im betrieblichen Alltag. Sie lebt davon, dass Mitarbeitende und Führungskräfte Erfahrungen austauschen, sich gegenseitig Rückmeldungen geben und auch unterschiedliche Einschätzungen besprechen können. Dafür lassen sich eingespielte Formen des Austauschs nutzen oder bei Bedarf ergänzende Möglichkeiten schaffen.
Die W³WandelBar bietet hierzu praktische Anregungen. So zeigt beispielsweise das Werkzeug „Gesprächsimpulse“ aus der Kategorie „Lernen & Feedback“, wie kleine sprachliche Veränderungen helfen können, Gespräche konstruktiv zu gestalten und unterschiedliche Perspektiven aufzugreifen.
